Apa yang dilakukan administrator kantor?
Administrator kantor adalah seorang profesional administrasi yang melakukan berbagai tugas administrasi untuk membantu operasi organisasi berjalan secara efisien. Bergantung pada industrinya, tugas utama administrator kantor mungkin termasuk memberikan dukungan administratif kepada staf, mengatur file, mengatur perjalanan untuk eksekutif, melakukan pembukuan, dan memproses penggajian. Tanggung jawab tambahan mungkin termasuk:
- Mengawasi fungsi administrasi dan mengawasi anggota staf administrasi lainnya
- Menyapa klien, menjawab telepon dan membalas email klien
- Mengoperasikan dan memelihara peralatan kantor seperti mesin fotokopi, mesin faks, dan komputer
- Melakukan penelitian dan menyusun laporan untuk supervisor dan karyawan lainnya
- Menjadwalkan pertemuan dan acara, dan mengatur materi yang diperlukan untuk mereka
- Membantu sumber daya manusia dengan perekrutan dan orientasi karyawan baru
Persyaratan administrator kantor
Anda mungkin perlu memenuhi beberapa persyaratan untuk mendapatkan posisi sebagai administrator kantor, termasuk:
Pendidikan
Sebagian besar perusahaan mewajibkan kandidat untuk memiliki ijazah sekolah menengah, sementara yang lain mungkin memerlukan gelar associate atau sarjana. Calon administrator kantor di sekolah menengah dapat mengambil kelas dalam pengolah kata, spreadsheet, dan keterampilan komputer lainnya untuk meningkatkan kemampuan kerja mereka. Mereka yang telah lulus sekolah menengah juga dapat memilih untuk mengambil kursus di sekolah teknik tentang prosedur perkantoran dan perangkat lunak database. Kandidat dengan gelar associate atau sarjana dalam bisnis atau administrasi bisnis bisa mendapatkan keuntungan dari kelas di bidang pembukuan, manajemen database, dan komunikasi bisnis.
Training
Setelah dipekerjakan, administrator kantor menjalani pelatihan di tempat kerja, yang biasanya berlangsung antara beberapa minggu dan satu bulan. Selama pelatihan, mereka mempelajari praktik dan prosedur operasional perusahaan. Administrator kantor yang bekerja di bidang teknis atau medis mungkin menerima pelatihan yang lebih ekstensif tentang database yang digunakan perusahaan untuk mengelola catatan medis pasien.
Sertifikasi
Baik administrator kantor dan calon administrator kantor dapat memanfaatkan partisipasi dalam program sertifikasi opsional. Misalnya, sertifikasi Spesialis Microsoft Office melatih orang dalam menggunakan produk Microsoft Office yang berbeda, seperti Word, Excel, Outlook dan OneNote.
Mereka yang memiliki pengalaman administrasi atau yang saat ini bekerja sebagai administrator kantor dapat mempertimbangkan untuk menjadi Profesional Administratif Bersertifikat. Sertifikat ini menggabungkan pengetahuan administrasi dunia nyata dengan konsep dan teori terapan.
Untuk berpartisipasi dalam program CAP, administrator kantor harus memiliki empat tahun pengalaman administratif, atau gelar associate atau sarjana dan dua tahun pengalaman administratif. Program sertifikasi mencakup topik dan keterampilan seperti mengelola catatan, komunikasi tertulis, penjadwalan, sumber daya manusia, dan prosedur kantor umum.
Keterampilan
Berikut adalah beberapa keterampilan penting yang dibutuhkan administrator kantor untuk melakukan pekerjaannya secara efisien:
Organisasi
Administrator kantor biasanya melakukan tugas untuk lebih dari satu anggota staf atau departemen dalam sebuah perusahaan. Keterampilan organisasi sangat penting untuk tugas-tugas seperti memelihara kalender acara perusahaan dan mengelola tenggat waktu untuk berbagai departemen secara bersamaan.
Kemampuan berkomunikasi
Administrator kantor harus memiliki keterampilan komunikasi yang sangat baik dan keterampilan mendengarkan yang aktif untuk berkolaborasi dengan staf dan memenuhi kebutuhan khusus departemen untuk tugas dan proyek. Misalnya, saat mengerjakan proyek tim, administrator kantor perlu mengajukan pertanyaan yang relevan, mengembangkan rencana pelaksanaan, mendelegasikan tugas, dan memperbarui kolega tentang kemajuan proyek.
Keahlian komputer
Pengetahuan tentang aplikasi dan perangkat lunak komputer sangat penting, karena sebagian besar waktu administrator kantor dihabiskan untuk bekerja di komputer. Tugas umumnya termasuk memasukkan data, membuat laporan, menjawab email, dan melakukan penelitian online.
Keterampilan penelitian dan analisis
Administrator kantor mungkin diminta untuk meneliti perangkat lunak baru yang sedang dipertimbangkan perusahaan untuk digunakan atau untuk menganalisis data untuk staf. Misalnya, saat menyiapkan presentasi untuk rapat, administrator kantor mungkin perlu mendemonstrasikan pertumbuhan perusahaan dengan membandingkan statistik tahun ini dengan data dari tahun-tahun sebelumnya.
Perhatian terhadap detail
Administrator kantor bertugas menyelesaikan tugas yang membutuhkan perhatian yang kuat terhadap detail, seperti memesan pengaturan perjalanan, memasukkan data, dan mengoreksi dokumen.
Keterampilan penelitian dan analisis
Administrator kantor mungkin diminta untuk meneliti perangkat lunak baru yang sedang dipertimbangkan perusahaan untuk digunakan atau untuk menganalisis data untuk staf. Misalnya, saat menyiapkan presentasi untuk rapat, administrator kantor mungkin perlu mendemonstrasikan pertumbuhan perusahaan dengan membandingkan statistik tahun ini dengan data dari tahun-tahun sebelumnya.
Fleksibilitas
Jenis pekerjaan yang dilakukan para profesional ini dapat berubah setiap hari. Administrator Office harus mampu menyesuaikan dan mengatur ulang hari mereka untuk memberikan bantuan di tempat yang paling membutuhkan. Misalnya, mereka mungkin diminta untuk menunda mengerjakan entri data rutin untuk memberikan dukungan administratif bagi departemen untuk memenuhi tenggat waktu.
M Sofiun Najib 